Tenere la contabilità interna ti serve davvero?
A chi serve la contabilità interna e che vantaggio c’è nel gestire la contabilità internamente o affidarla al commercialista? Sono domande frequenti tra chi è a capo di una piccola o media impresa perché l’idea del contabile interno è spesso associata alle aziende più grandi. I motivi sono principalmente due:
- La contabilità è intesa solo come strumento fiscale, già gestito dal commercialista
- L’assunzione di un dipendente per la contabilità interna costa troppo alle PMI
Ma siamo sicuri che sia proprio così? Purtroppo, a causa di queste due obiezioni, molti imprenditori si privano di uno strumento estremamente vantaggioso. Vediamo perché.
Che cos’è la contabilità interna e a cosa serve?
La gestione della contabilità ordinaria o semplificata comprende tutte le operazioni di registrazione delle fatture attive e passive, comprese le fatture elettroniche. Quando parlo con i miei clienti dell’utilità della gestione contabile interna, molti storcono il naso come se non li riguardasse.
Ovviamente, tutte le imprese devono registrare le fatture e tenere conto dei costi/ricavi, ma a nessuno piace occuparsene. “Ci pensa il commercialista, io non ho tempo per queste cose”.
Eppure tenere la contabilità è molto di più di un obbligo di legge. Avere i conti in ordine è il principio stesso del fare impresa e il primo strumento per chiudere i bilanci all’attivo. Un’impresa con una contabilità sotto controllo è un’impresa sana e potenzialmente più efficiente.
Se l’imprenditore è sempre al corrente dell’esatto rapporto tra entrate e uscite, può decidere le proprie mosse in modo più sereno ed efficace, individuando subito i problemi. Tutto questo è possibile con la contabilità interna, che permette di analizzare in tempo utile tutte le informazioni raccolte.
D’altra parte, non è possibile che lo stesso imprenditore svolga anche la gestione contabile senza sottrarre tempo prezioso alle proprie attività. Come fare allora?
Come tenere la contabilità dell’azienda: tutte le soluzioni
Un’azienda può scegliere tre diverse soluzioni per gestire la propria contabilità:
- Contabilità gestita dal commercialista.
- Contabilità interna all’azienda.
- Gestione contabile ibrida.
Contabilità gestita dal commercialista
I liberi professionisti e le piccole imprese preferiscono soprattutto questa soluzione perché non hanno una figura interna competente che possa occuparsi della contabilità. Anche nei casi in cui l’imprenditore sappia gestire fatture e bilanci, non ha il tempo materiale per questo compito e preferisce affidarlo al commercialista.
In questo modo è sicuro di non commettere errori e non incorrere in sanzioni da parte dell’Agenzia delle Entrate. Tuttavia ha poco controllo sui propri conti, le scadenze e gli anticipi, se non al momento della notifica da parte del commercialista.
Contabilità interna all’azienda
La gestione interna della contabilità è spesso preferita dalle aziende che hanno tra i dipendenti una figura qualificata. Come abbiamo visto, tenere la contabilità non è solo un’operazione necessaria per la dichiarazione dei redditi.
La gestione contabile rappresenta un decisivo termometro dell’andamento aziendale e un prezioso strumento per l’imprenditore.
Scegliere la contabilità interna significa avere sempre tutti i conti in ordine e sotto controllo, in modo da decidere lucidamente quali passi compiere per l’azienda.
L’analisi interna dei costi e dei ricavi fornisce informazioni determinanti per la pianificazione e il controllo di gestione. In ogni momento, l’imprenditore sa quanto siano produttive le attività dell’azienda, quali scelte si dimostrano convenienti e quali invece vanno modificate per evitare perdite.
Gestione ibrida della contabilità
Una terza via, molto efficace, è la gestione ibrida della contabilità aziendale. In questo caso, l’imprenditore affida la gestione contabile ufficiale al commercialista per adempiere alle richieste fiscali.
Allo stesso tempo, si avvale della contabilità interna per sfruttarne tutti i vantaggi per il controllo di gestione e il management. Così ha il completo controllo sui propri affari, sulle prossime scadenze e sull’andamento dell’azienda, in più delega al commercialista la responsabilità fiscale.
Tutti i vantaggi della contabilità interna
Ricapitolando, affiancare al commercialista una figura interna che si occupi della contabilità in parallelo permette di:
- Verificare di avere sempre i conti in ordine
- Controllare in tempo reale se si è in perdita o in attivo
- Capire su quali processi o attività intervenire per evitare le perdite
- Capire quali processi e azioni generano guadagno
- Definire una strategia aziendale efficace
- Conoscere in anticipo scadenze e importi da versare
- Valutare costi fissi e variabili dei prodotti o servizi
- Correggere il tiro in tempo dove necessario
- Valutare al meglio spese e investimenti
- Raccogliere informazioni per la pianificazione e il controllo di gestione
Come affrontare i costi della contabilità interna?
Ora che abbiamo visto quali e quanti vantaggi abbia la gestione contabile interna, passiamo alle note dolenti. Ovvero, il costo del software gestionale e il costo di una figura interna competente e dedicata.
Software gestionale contabilità
Per tenere la contabilità internamente è necessario acquistare un software per la gestione. Il costo annuale varia da gestionale a gestionale ma è scaricabile dall’IVA e rappresenta un investimento più che ragionevole. I gestionali per la contabilità offrono molte informazioni utili per analizzare l’andamento aziendale e la spesa è ripagata dai vantaggi.
Figura professionale dedicata
Più impegnativa è l‘assunzione di una figura interna per la contabilità. Anche in caso di ricorso a un apprendista, restano il costo della formazione e i costi fissi dell’ufficio e delle utenze, oltre alle spese previdenziali e assistenziali. Non tutte le aziende possono affrontare questi costi.
La soluzione per fortuna c’è, ovvero scegliere una figura esterna che agisce al contempo nell’interesse dell’azienda. Impossibile? Tutt’altro.
Basta rivolgersi a un’assistente virtuale specializzata in contabilità ordinaria e semplificata. Una figura preparata e dedicata all’azienda che gestisca la contabilità da remoto inviando all’imprenditore report regolari e dettagliati.
Una figura fidata e realmente competente che si occupa di tutta la documentazione da presentare al commercialista e al contempo offre i vantaggi di un contabile interno.
L’assistente virtuale non incide sulle spese fisse dell’azienda ed è pagata esclusivamente per le ore in cui lavora. Inoltre, in base alla sua preparazione, può occuparsi anche di amministrazione e controllo di gestione, supportando l’imprenditore in tutte le attività per cui non ha tempo.
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