Software controllo di gestione: a chi conviene?

Stai pensando di acquistare un software per il controllo di gestione della tua azienda ma non sei sicuro che l’investimento sia conveniente? Adottare un sistema di controllo di gestione impresa è fondamentale per definire la strategia aziendale, stabilire le azioni da intraprendere e monitorare i risultati. Tuttavia l’investimento in un software di gestione deve essere attentamente valutato. In questo articolo ti spiegherò perché solo alcune aziende beneficiano dell’acquisto di un programma per il controllo di gestione e come capire se la tua rientra tra queste.

Perché è importante il controllo di gestione?

Sottovalutare l’importanza del controllo di gestione impresa è un errore comune a molti imprenditori. L’equivoco alla base è pensare che basti la contabilità generale per ottenere tutte le informazioni utili sull’azienda. In realtà non è così.

Differenza tra controllo di gestione e contabilità generale

La contabilità generale di un’azienda fornisce informazioni ed elementi utili a utenti terzi, in primis banche, fornitori e proprietà. Per quanto indispensabile, non è sufficiente ad avere un quadro accurato dell’andamento aziendale. Il controllo di gestione impresa genera invece le informazioni necessarie al manager/imprenditore per compiere scelte oculate e produttive all’interno dell’azienda. In particolare, fornisce una serie di metodologie idonee a misurare, analizzare e interpretare i fatti di gestione, per capire se si stanno realizzando o meno gli obiettivi dell’azienda.

A cosa serve il software di gestione?

I software per il controllo di gestione sono programmi che facilitano le operazioni relative a questa fondamentale attività. I sistemi di controllo gestione hanno due diverse finalità:

– Fornire informazioni importanti per supportare l’imprenditore/manager nelle decisioni aziendali

Per esempio, per decidere la quantità di prodotto da produrre e vendere, il mix di prodotti da portare sul mercato, la definizione dei prezzi. Ma anche la convenienza della sostituzione di impianti o attrezzature, l’opportunità dell’ingresso in nuovi mercati o dell’apertura di nuovi punti vendita e molte altre decisioni strategiche.

– Fornire informazioni per supportare il processo di pianificazione e controllo dell’azienda

Per esempio la definizione degli obiettivi a breve e lungo termine e dell’ammontare delle risorse utili al loro raggiungimento. Utilizzare un software per la gestione di impresa aiuta a compiere in automatico le operazioni necessarie per ottenere queste informazioni.

Come capire se acquistare un software per controllo gestione conviene?

Il vantaggio di avere un sistema di controllo gestione non deve spingere a decisioni affrettate. Prima di lanciarsi nell’acquisto di un programma per il controllo gestione è necessario fare un’analisi costi/benefici per capire se i secondi superano i primi. Per esempio, qual è il rapporto costi/benefici per un’azienda che intende acquistare un gestionale per il controllo, l’elaborazione e l’analisi del ciclo attivo?

Analisi costi/benefici acquisto software di controllo di gestione

Il beneficio derivante dall’investimento consiste nella possibilità di avere un software costantemente aggiornato, con tutte le informazioni del caso. Dalle anagrafiche clienti ai preventivi, dagli ordini da evadere fino allo scadenzario. Un supporto utilissimo per mappare e avere sempre sotto controllo le operazioni di vendita di beni e servizi, ovvero:

• Contatto
• Preventivo
• Ordine
• Controllo affidabilità del prodotto/servizio
• Conferma ordine
• Evasione dell’ordine
• Eventuale conferma al magazzino
• Documento di trasporto
• Spedizione merce
• Controllo dati cliente
• Emissione fattura
• Pagamento immediato o differito con specifiche modalità

Per contro, il costo annuale di un software per il controllo del ciclo attivo è piuttosto elevato se l’azienda in questione e una PMI (Piccola-Media Impresa). Un software per la gestione impresa può costare circa 2.000€/3.000€ l’anno, dunque non si tratta di un investimento da poco se il fatturato non è molto alto.

Quando acquistare un software per il controllo gestione?

Dall’analisi effettuata risulta evidente come una variabile fondamentale nell’adozione di un sistema di controllo di gestione sia la dimensione dell’azienda. Per le grandi imprese e organizzazioni la necessità di strutturarsi adeguatamente rende indispensabile l’acquisto di un software per la gestione di impresa, dato il numero elevato di operazioni. Per una PMI esistono alternative più economiche di un gestionale da 3.000€ l’anno. Per esempio utilizzare la suite Office e in particolare Microsoft Access o Excel per la gestione del ciclo attivo aziendale. Naturalmente questo richiede una certa familiarità con gli strumenti informatici. Una terza soluzione è delegare il controllo di gestione a collaboratori competenti per ottenere lo stesso risultato con un’opzione meno costosa.

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