Prima nota: come semplificare la contabilità in pochi minuti.

Sai come si compila una prima nota? Se la risposta è no, sappi che sei un buona compagnia. Moltissimi clienti, tra quelli che seguo, non tenevano un registro di prima nota quando li ho conosciuti. Ora, non possono farne a meno. In effetti si tratta di uno strumento essenziale per i titolari di un’azienda e i liberi professionisti.

Senza contare che redigerla richiede davvero poco tempo e i vantaggi per la contabilità aziendale sono molti e importanti. Ma che cos’è una prima nota e come si compila?

Che cos’è la prima nota e chi deve compilarla?

Per prima nota contabile si intende un semplice registro che tiene traccia dei movimenti economici e finanziari di un’azienda. Puoi compilarla facilmente utilizzando moduli prestampati o fogli di calcolo elettronici, secondo le tue preferenze.

Nel caso di un foglio Excel, ti basterà inserire il saldo iniziale di cassa e aggiungere di giorno in giorno i nuovi incassi e pagamenti, per ottenere in automatico un saldo finale aggiornato. Se preferisci, puoi anche utilizzare un gestionale per la contabilità. In questo caso, il software rileverà nel conteggio anche le fatture in entrata o in uscita, eventuali finanziamenti e altre operazioni extra.

La prima nota non è un documento obbligatorio, motivo per cui è spesso trascurata, ma agevola enormemente la stesura di altre scritture contabili. Un esempio è il libro giornale che ogni azienda deve produrre per legge.

Inoltre, registrare la prima nota diventa obbligatorio per i commercianti al minuto che tengono il registro dei corrispettivi in un luogo diverso da quello in cui svolgono l’attività. (articolo 24 del DPR n. 633/1972).

Che cosa inserire nella prima nota?

La compilazione della prima nota può variare secondo le esigenze dell’imprenditore. Puoi registrare esclusivamente incassi o pagamenti oppure tenere conto di movimenti finanziari più dettagliati. I dati indispensabili nella registrazione sono:

• data dell’operazione
• descrizione estesa dell’operazione
• importo, singolo o totale, specificando se si tratta di incassi o pagamenti
• riferimenti ai documenti contabili (per es. specifiche della fattura)
• Il saldo dopo ogni operazione

Ogni operazione deve apparire in ordine cronologico ed essere descritta in modo specifico. Per un maggior controllo sulla gestione aziendale, è possibile aggiungere altri dati importanti al conteggio. Per esempio:

• fatture di vendita e di acquisto
• costi non documentati dalle fatture
• erogazione o accredito di un finanziamento
• pagamento di retribuzioni
• pagamento imposte
• versamento o prelievo bancario
• pagamenti F23 e F24
• versamento o ricezione di un contributo

Più la prima nota è dettagliata, più sarà facile per il professionista o l’imprenditore avere un quadro preciso della propria situazione finanziaria.

Inoltre, una prima nota ben compilata agevola il lavoro del commercialista e dell’assistente virtuale, permettendo di registrare correttamente e con cognizione di causa ogni movimento contabile. 

Quali sono i vantaggi di un registro di prima nota?

Monitorando ogni giorno le tue entrate e uscite, saprai in ogni momento a quanto ammonta la tua liquidità. In questo modo potrai prendere le decisioni migliori per la tua azienda. A fine mese, puoi inviare la prima nota al commercialista o alla tua assistente virtuale, che potranno elaborare la contabilità in modo efficace ed esaustivo.

Inoltre, in caso di ispezione, avrai tutte le informazioni necessarie immediatamente a disposizione. Come abbiamo detto, aggiornare quotidianamente il registro di prima nota richiede davvero pochi minuti e i benefici ne valgono decisamente la pena. Ricapitolando, i vantaggi della prima nota sono:

• Miglior controllo gestionale
• Monitoraggio di entrate e uscite
• Controllo sui movimenti bancari
• Consapevolezza della liquidità disponibile
• Maggior facilità nella stesura del libro giornale
• Agevolazione della contabilità
• Dati aggiornati sempre a disposizione

Cosa rischia chi non compila la prima nota?

Pur non essendo obbligatoria, la prima nota ti mette al sicuro da una serie di spiacevoli situazioni. La più comune è l’impossibilità di associare una determinata operazione contabile a un movimento bancario a distanza di tempo. Ti assicuro che accade molto spesso e la conseguenza è una notevole perdita di tempo.

Infatti, sia io che il commercialista, saremo costretti a contattare il cliente per avere delucidazioni. Del resto, è difficile che questi si ricordi esattamente di tutti i pagamenti o gli incassi ricevuti. Il risultato è una contabilità inesatta che può portare anche a sanzioni.

Dove trovo un modello per la prima nota?

Se non sai quale modello di prima nota utilizzare o come impostare il tuo foglio di calcolo Excel in modo efficace, inviami una richiesta. Ti invierò gratuitamente un foglio Excel che ho preparato per te per renderti più facile la compilazione di questo strumento fondamentale.

Contattami oppure vieni a trovarmi nella nostra sede per un consulto di benvenuto e per ricevere gratis il modello di prima nota al tuo indirizzo email.