I migliori Tool per organizzare il lavoro in modo efficace.
Non sai come organizzare il lavoro al meglio e gestire tutti i progetti? Non prendertela, è un problema molto comune. In ogni caso è meglio intervenire subito se non vuoi trasformare le tue giornate in una lunga corsa contro il tempo in cui sprechi metà delle energie solo per coordinare tutte le operazioni. Per fortuna, esistono comodi strumenti di gestione del lavoro ideati apposta per venirti in aiuto. Vediamo insieme quali sono i migliori tool per ottimizzare la produttività e come usarli per semplificarti il lavoro.
Come ottimizzare il lavoro con i tool di management.
Organizzare la giornata lavorativa e imparare a gestire i progetti e le risorse coinvolte non è affatto facile se non hai ancora sviluppato un metodo. I tool per il project management servono proprio a indicarti la direzione e offrono diverse funzionalità personalizzabili per il tuo flusso di lavoro. Soprattutto in tempi di smart working, saper organizzare il lavoro da casa in modo efficiente è importante per non disperdere tempo e opportunità professionali.
Quando lavori senza metodo, gli impegni si accavallano, il lavoro si confonde con gli impegni privati e diventa sempre più complicato mantenere alti standard di produttività. Ancora peggio se si tratta di un progetto collettivo e non sai come coordinarti con i collaboratori. Come Assistente Virtuale mi capita spesso di svolgere per i clienti la parte di coordinamento del team e organizzazione di scadenze e priorità. Tra i migliori strumenti di project management di consiglio senz’altro Trello e Asana. Come funzionano? Ecco una semplice guida.
Come usare Trello per gestire i tuoi progetti.
Trello è una piattaforma utile e intuitiva che ti permette di avere sempre sotto controllo il tuo lavoro. Con questo tool puoi organizzare visivamente i progetti, il loro avanzamento e la ripartizione dei task tra eventuali collaboratori. Puoi anche impostare scadenze, caricare documenti e aggiungere descrizioni più o meno dettagliate. Come si usa Trello? È molto semplice:
1. Accedi a trello.com e registrati.
La registrazione a Trello è gratuita. Puoi utilizzare gratis le funzioni base e scegliere i piani a pagamento se vuoi accedere a quelle più avanzate.
2. Crea una Bacheca per ogni progetto o collaboratore.
Le bacheche sono uno dei strumenti principali di Trello. Ogni bacheca può contenere un progetto con le idee, il materiale e le attività relative. Se lavori in team, puoi creare un gruppo di lavoro sul tool e assegnare una bacheca ad ogni membro con le attività che dovrà svolgere.
3. Crea le Liste per organizzare il lavoro.
In ogni bacheca puoi creare facilmente una lista di attività. Ti permetterà di suddividere il flusso di lavoro in modo ordinato e visualizzare l’avanzamento delle attività stabilite. Per esempio puoi creare una lista “Appunti”, una lista di attività “Da fare”, una lista per le attività “In corso” e una per quelle già “Completate”.
4. Crea Schede per gestire ogni task.
A questo punto, non ti resta che specificare ogni attività creando una scheda per ogni task all’interno delle liste. Come ogni elemento di Trello anche le schede sono personalizzabili e possono contenere un’attività ma anche un obiettivo o un appunto che vuoi registrare nella tua lista.
Come vedrai usare le funzionalità di Trello è più facile a farsi che a dirsi. In pochi minuti avrai un piano di lavoro ordinato e con scadenze ben definite da condividere con i collaboratori. Un bel passo avanti per la gestione del tuo lavoro a vantaggio della produttività di tutto il team.
Come gestire il lavoro con Asana.
Asana è un altro tool di task management molto utilizzato per la sua completezza. Anche in questo caso potrai avere una panoramica completa del progetto, assegnare i compiti e stabilire le priorità in modo semplice e organizzato. Come?
1. Accedi a asana.com e registrati.
La registrazione è indispensabile per utilizzare il tool. Puoi creare un account gratuito o scegliere le funzioni a pagamento.
2. Crea un progetto.
Cliccando sul pulsante arancione puoi creare un task, un progetto o una conversazione. Nomina e descrivi il progetto, assegnagli un colore e, se vuoi, condividilo con altri membri del team.
3. Aggiungi i Task.
Come con le schede di Trello, puoi aggiungere task su Asana, stabilire la scadenza e assegnarli a qualcuno. Potrai visualizzare facilmente chi si sta occupando di cosa ed entro quando deve consegnarla.
4. Crea le Sezioni.
Proprio come le liste di Trello, le sezioni di Asana ti permettono di raggruppare i task in base al criterio che preferisci. Possono essere le attività da svolgere o già svolte, una suddivisione in base all’obiettivo o qualsiasi altra ripartizione ti sia utile.
Con Asana puoi scegliere diversi modelli per visualizzare il tuo progetto e l’andamento delle attività. Al pari Trello, ha molte funzioni aggiuntive oltre a quelle che ti ho indicato ma questa è un’ottima base di partenza per organizzare il lavoro al meglio.
Altri tips per ottimizzare la produttività.
Utilizzare strumenti per la gestione del lavoro ti aiuta a mantenere una direzione precisa e a non perderti tra mille email e incombenze. In ogni caso, oltre ai tool per il project management, prova a seguire questi semplici consigli:
Comunica al meglio con il team e i clienti.
La comunicazione nell’avanzamento di un progetto è la base per il successo. Molti professionisti freelance e non solo sono abituati a “fare tutto da sé”. Questo non è il modo migliore per organizzare un lavoro. È importante stabilire a priori con il cliente e poi con tutto il team quali sono gli obiettivi e quali gli step per raggiungerli. È anche fondamentale fissare scadenze precise e ripartire in maniera chiara ogni task, comunicando tempestivamente eventuali difficoltà, ostacoli o cambi di direzione.
Azzera le distrazioni.
Non c’è niente che boicotti il lavoro quanto controllare le e-mail ogni mezz’ora o mettersi a navigare sui social. Quando svolgi un task, focalizzati solo su quello. Stabilisci orari precisi per ogni attività della giornata, comprese le call con clienti e collaboratori, e ricordati di pianificare anche i momenti di pausa.
Stabilisci le priorità per la giornata.
È scientificamente provato che la maggior parte delle To-Do-List è troppo lunga per il tempo a disposizione. Per non rischiare di lasciare indietro proprio i compiti più importanti, stabilisci in anticipo le priorità. Quali sono i tre task che a fine giornata vuoi avere assolutamente concluso?
Chiedi aiuto per ottimizzare la produttività.
È scientificamente provato che la maggior parte delle To-Do-List è troppo lunga per il tempo a A volte non c’è tool di task management che tenga. Semplicemente, vogliamo fare troppo per le nostre possibilità. Non è certo una colpa. Tutti noi abbiamo a disposizione una quantità limitata di ore e di energie. Se senti che il lavoro ti sta stressando perché i task della giornata sono troppi per una persona sola, non esitare a chiedere aiuto.
Come Assistente Virtuale specializzata in amministrazione, contabilità, controllo di gestione e team management posso svolgere per te i compiti per cui non hai tempo. Sono anch’io una libera professionista e lavoro interamente da remoto, perciò non inciderò sulle tue spese fisse. Sarai tu a decidere quali e quanti task affidarmi e ti fornirò un report dettagliato delle ore che ho lavorato per te e delle attività che ho svolto in ciascuna.
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