Cos’è Airtable e perché ti serve? Guida al tool per progetti e database
Sei un freelance o lavori in azienda? In entrambi i casi Airtable è il tool ideale per gestire i dati, organizzare i flussi di lavoro e pianificare le scadenze in programma. Di che si tratta? In breve, Airtable è una piattaforma che riunisce numerose funzioni ed è compatibile e integrabile con altre app come Slack, Facebook, Linkedin, WordPress, Google Calendar o Excel. Personalmente, lo considero una soluzione semplice e intuitiva per collaborare da remoto con i clienti e svolgere i task in modo efficiente e accurato. Grazie alla sua flessibilità e alle possibilità di personalizzazione, puoi usare le funzionalità di Airtable per molti aspetti del tuo lavoro. Dal monitoraggio dei progetti in corso alla pianificazione dei profili social della tua azienda, fino all’analisi dei dati, Airtable semplifica i processi facendoti risparmiare tempo e fatica. Come funziona?
A chi è utile Airtable: le applicazioni del tool.
Come molti strumenti di gestione, Airtable è un tool per aziende e professionisti di settori diversi, dalla moda alla cultura, dal marketing all’amministrazione. Registrando il proprio account gratuito, è il tool stesso a chiederti in quale settore lavori per suggerirti i contenuti e le funzionalità più adatte. Dalle start up ai grandi imprenditori fino al libero professionista, Airtable soddisfa le specifiche esigenze di tutti con template e soluzioni per:
- analisi e condivisione dati
- gestione progetti e task
- pianificazione eventi
- gestione clienti e fornitori
- gestione budget
- creazione piani editoriali
- condivisione idee e contenuti
- e molto altro ancora
Come vedi, qualunque sia la tua professione è molto probabile che Airtable abbia le funzioni che ti interessano. Come Assistente Virtuale specializzata in servizi contabili, io lo utilizzo per la gestione delle scadenze, la pianificazione dei flussi di cassa ma soprattutto per l’analisi analitica dei dati di bilancio. Tra i vantaggi che preferisco ci sono senz’altro la possibilità di condividere i report con il cliente, la completezza, la versatilità e la semplicità di utilizzo.
Usare Airtable come database: come funziona.
Di solito la parola database spaventa tutti i non addetti ai lavori, perché i database tradizionali richiedono competenze abbastanza precise di linguaggio SQL. Non è così per Airtable, che offre tutte le funzionalità e i vantaggi di un database e li rende accessibili a chiunque. Inoltre, è un ottimo database relazionale, in quanto permette non solo di inserire i dati ma anche di analizzarli e metterli a confronto in modo efficace. Gli elementi base per creare il tuo database sono:
- Basi: le singole bacheche con tutti i dati di un progetto, per esempio “Dati cliente”, “Lista prodotti” ecc. Airtable ti offre tantissimi modelli già impostati per ogni necessità, ma puoi anche creare una base da zero.
- Tabelle: ogni base può contenere più tabelle con dati specifici sui singoli elementi, come in un foglio di calcolo elettronico, per esempio una tabella “fornitori”.
- Campi: i campi sono le colonne della tabella. Ogni campo può essere nominato e contenere testo, immagini, numeri, date e altri contenuti.
- Record: sono le righe della tabella, ciascuna delle quali contiene un elemento.
- Visualizzazioni: è una delle funzioni più interessanti, che ti permette di visualizzare il database nel modo più utile per te, per esempio sotto forma di calendario, di foglio elettronico o di gestionale per il task managing.
Attraverso queste semplici funzioni puoi gestire progetti e flussi di lavoro più o meno complessi, personalizzandoli a tuo piacimento.
Come uso Airtable per analisi dati, gestione progetti e scadenzario.
Come Assistente Virtuale specializzata in servizi contabili e amministrativi, utilizzo Airtable a partire da un documento base che posso sfruttare in diversi modi. Per esempio, nella pagina base posso inserire i dati delle fatture di vendita o delle fatture di acquisto, o ancora entrambe in base allo scopo finale e ai dati che devo analizzare:
- Nome cliente/fornitore
- Importi
- Data documento
- Data scadenza
- Stato (pagato, da pagare, da fatturare, fatturato, approvato, ecc)
- Data pagamento
- Modalità pagamento (banca, carta, ecc)
- Centro di costo
Da questa base, uso le diverse Visualizzazioni disponibili in base al task che devo svolgere. Per esempio:
– Previsione entrate e uscite mensili.
Uno dei miei servizi più richiesti è la gestione del cash flow per aziende e professionisti. Tra i molti task, mi occupo di prevedere la liquidità disponibile in un certo periodo di tempo in base ai dati raccolti. Il database relazionale di Airtable mi permette di analizzarli facilmente e confrontarli tra loro per una previsione più accurata.
– Analisi per centro di costo.
Nel controllo di gestione per le aziende, la contabilità analitica è uno strumento fondamentale per mantenere l’azienda in salute e operare le giuste scelte imprenditoriali. I centri di costo sono le unità contabili dell’azienda, in cui vengono aggregati i costi sostenuti per i diversi reparti o divisioni. Attraverso il documento creato su Airtable posso analizzare ogni voce e rapportarla alle altre per mettere in luce eventuali criticità.
– Analisi per cliente e mensilità.
Airtable ti permette di sfruttare i database creati sia per i progetti da condividere che per la tua gestione professionale privata. Nell’esempio del database clienti, puoi utilizzare i dati per comparare le entrate ricevute in un certo mese oppure per analizzare le fatture di un singolo cliente. Io lo faccio anche per i miei clienti: scegliendo il filtro o il criterio da seguire, Airtable mi asseconda con la visualizzazione adatta.
– Gestione delle scadenze.
Come abbiamo visto, alcuni template di Airtable sono perfetti anche per costruire il tuo calendario personale. Personalmente li uso per lo scadenzario delle imprese che seguo, impostando le notifiche necessarie per organizzare tutto con precisione. Puoi anche integrare Google Calendar per importare eventi e appuntamenti dal tuo account Google.
Queste sono solo alcune delle applicazioni di Airtable utilissime nel mio lavoro da remoto. Sono certa che anche tu puoi ottimizzare il tuo tempo con le funzionalità di questo tool. Ti piacerebbe ricevere altri consigli per lavorare in modo più facile e produttivo? Contattami per una consulenza e ti spiegherò come posso aiutarti nella gestione della tua azienda e alleggerirti il lavoro occupandomi dei task per cui non hai tempo.
