Come delegare il lavoro in modo efficace: 5 consigli da seguire.
Quante volte ti capita di arrivare a fine giornata in preda allo stress? Delegare il lavoro è una necessità per ogni imprenditore e professionista. Qualsiasi attività implica un gran numero di impegni, di relazioni e di burocrazia. Per poterti occupare del tuo business e crescere professionalmente hai bisogno di tempo e di energie.
È impensabile occuparsi di tutto in prima persona e mantenere la lucidità necessaria per restare efficienti e propositivi. Prima o poi, la stanchezza ha il sopravvento e, sommata alla mancanza di tempo, compromette seriamente la tua produttività e peggiora la qualità della vita.
Delegare parte del lavoro ti mette al sicuro dall’eccesso di stress e ti permette di concentrarti sulle attività per le quali sei indispensabile. Ma cosa si delega in un’azienda e come farlo nel modo giusto? Ecco alcuni consigli per delegare in modo sicuro.
Che cosa significa delegare e perché è necessario?
Innanzitutto, facciamo chiarezza su cosa si intende per delegare un lavoro a qualcuno. Delegare significa “incaricare qualcuno di fare qualcosa in propria vece”. Nel caso che ci interessa, vuol dire affidare determinate attività a una o più persone di fiducia in modo che le svolga secondo le direttive.
Quindi non significa affatto perdere il controllo su queste operazioni, o lasciare ad altri le decisioni in merito. Semplicemente, la delega di un’attività ti alleggerisce da un carico eccessivo di compiti. Delegando le attività secondarie sarai:
- Più produttiva/o, perché avrai tempo utile per concentrarti sulle attività importanti per la tua azienda o professione.
- Più organizzata/o, perché definire le attività da delegare ti farà avere sempre sotto controllo compiti e scadenze.
Qual è il rischio di delegare?
Delegare il lavoro comporta dei rischi? Sì, se non viene fatto in modo consapevole. Un errore comune è decidersi a delegare solo quando gli impegni si accumulano a tal punto da non poter più rispettare le scadenze. Cosa succede? Che l’urgenza della necessità porta ad affidarsi al primo collaboratore disponibile, senza sapere esattamente se è davvero capace di occuparsene o rischiando di caricarlo oltremisura.
È ovvio che difficilmente l’esperienza sarà positiva. Per questo è importante organizzarsi per tempo e seguire alcuni semplici accorgimenti che mettono al sicuro da possibili incidenti.
5 passi indispensabili per delegare il lavoro.
1. Supera la paura di delegare.
Perché ti è difficile delegare il lavoro? Probabilmente, hai paura di perdere tempo e qualità affidandolo a qualcun altro. Questa mancanza di fiducia è il primo ostacolo da superare. Ricorda che:
- Delegare è un risparmio di ore. Spiegare a qualcuno, una volta per tutte, quali compiti svolgere ti occupa sicuramente meno tempo che portare a termine ogni volta quelle attività.
- Delegare ti rende più professionale. La delega di attività secondarie, come la contabilità o l’amministrazione, ti consente di risparmiare energie per la tua professione e per i clienti.
2. Decidi cosa delegare in azienda.
Prendi carta e penna e scrivi un elenco razionale delle attività che puoi delegare. Chiediti:
- Quali attività ti rubano tempo prezioso? Solitamente sono quelle che non hanno a che fare con il tuo “core business”. Per esempio, puoi delegare la contabilità, l’amministrazione, o la gestione del personale e delle paghe.
- Per quali attività non sei indispensabile? Piccolo indizio: “tutte”, non è una risposta valida. Valuta obiettivamente quali mansioni puoi affidare a uno specialista, come nel caso della delega della contabilità interna a un’ assistente virtuale.
3. Scegli bene a chi delegare il lavoro.
Questo è il passo cruciale per ottenere i vantaggi della delega senza rischi. Come si sceglie la persona giusta?
- Verifica le sue competenze.
Prima di scegliere un collaboratore, valuta il suo curriculum e la sua formazione. Se vuoi delegare la gestione contabile, assicurati di scegliere un’assistente virtuale specializzata in contabilità.
Non tutte le figure hanno le stesse competenze e la stessa esperienza. Anche le referenze di altri professionisti possono indirizzarti su collaboratori affidabili.
- Inizia affidando piccole mansioni.
Delegare è una buona abitudine e, come tutte le abitudini, va esercitata un po’ per volta. Inizia delegando una sola attività o piccoli compiti secondari. Ti sarà utile per mettere alla prova il tuo collaboratore e acquisire fiducia nel processo.
- Testa la collaborazione.
Inizia a delegare il lavoro in tempi utili. Non aspettare di avere l’acqua alla gola, o non avrai il tempo di valutare il professionista a cui ti affidi. Testa il rapporto di lavoro anche dal punto di vista umano e organizzativo. Così potrai stabilire il flusso ideale per le tue esigenze, senza stress o costrizioni.
4. Definisci bene i tuoi obiettivi.
La chiarezza è una grande virtù in qualunque campo. Prima di iniziare a delegare la contabilità o le attività che hai scelto, stabilisci esattamente operazioni, tempistiche e obiettivi. Ti sarà utile per comunicare al meglio al tuo collaboratore i compiti che dovrà svolgere e ciò che ti aspetti di ottenere.
Non aver paura di esprimere dubbi o richieste. Chi collabora con te deve sapere con precisione quali sono le tue necessità.
5. Stabilisci una scadenza sicura.
Un professionista affidabile rispetterà sempre le scadenze stabilite. Se non vuoi sorprese, accordati per una scadenza antecedente rispetto alla consegna definitiva al cliente o al commercialista. All’inizio di una collaborazione è sempre meglio avere a disposizione un po’ di tempo in più per sopperire a eventuali mancanze.
Una volta che il tuo collaboratore si sarà dimostrato puntuale, puoi stabilire tempistiche più elastiche.
Ora che sai quali passi compiere, non ti resta che iniziare a delegare. Cerchi un professionista a cui delegare l’amministrazione e la gestione contabile? Contattami e ti dirò come posso aiutarti come assistente virtuale specializzata in contabilità, amministrazione e gestione del personale.
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